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 CR reunion avec Phuc et Lan

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maïté
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MessageSujet: Re: CR reunion avec Phuc et Lan   04.07.09 12:03

bravo ! apparemment vous avez réussi à mettre pas mal de choses à plat, dont les problèmes de communications ! reste à voir si ça va fonctionner dans l'année mais j'ai espoir . Juste une question : SJV reçoit 308 € pour le LTV mais serait prèt à lui reverser que 120 €, le reste sert à quoi ?
bon courage pour la suite et encore bravo
bisous
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Malo
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MessageSujet: Re: CR reunion avec Phuc et Lan   03.07.09 23:54

bon boulot !
une question : votre ressenti?
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Charlotte.Maulat
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MessageSujet: Re: CR reunion avec Phuc et Lan   03.07.09 13:57

16h heure veut dire 11h heure francaise!!!
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Charlotte.Maulat
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MessageSujet: CR reunion avec Phuc et Lan   03.07.09 13:55

CR phuc meeting du 29/07/09
presents : Charlotte maulat, Felix, Manon C , Phuc et Lan

1 ) charte

relecture et modification de certains details

modifications :
- goal de un ETAI : ajouter un 4eme but : perennisation des projects YH et WF + detachement financier
- goal de SJV : changer les objectifs generaux et mettre des buts specifiques a l’ile et au FV
- article 2 a completer par SJV
- article 4 communication : on a fixer une date et une heure fixe pour le RDV MSN avec Lan. sa sera le 1er jeudi de chaque mois, a 16h heure vietnamienne (soit 11h heure francaise )
- article 7 a modifier : mettre par ecrit que cette charte est a relire et modifier si besoin chaque ete pendant la mission
- pourcentage de financement des frais de la YH par un ETAI : tous les frais de la YH seront finances a 50% par un ETAI jusqu’a la mission prochaine. les frais des WF reste finances a 100% par un ETAI.

Une 2nde reunion est prevue avec Phuc pour signer le contrat reecrit : le 17juillet a 15h a l’office d’SJV: signature par Charlotte et Phuc.



2) discussion sur le pourquoi du comment de detachement financier progressif de un ETAI dans nos projets communs avec SJV :

Felix a reexplique calmement la situation : a savoir que notre statut d’association etudiante ne nous permettait pas d’assurer la stabilite financiere de la Youth House sur le long court puisque la survie de l’assoc dependait du nombre de membres actifs motives chaque annee. Le mieux est donc de trouver des partenaires financiers pour limiter l’impact qu’aurait la disparition de l’assoc un ETAI sur la survie de la Youth House.
La recherche de partenaire financier sera un des objectif principal de Cedric pendant le reste de sa presence sur Hanoi .

Phuc et Lan sont assez septiques sur le succes de cette recherche car les associations locales veulent bien supporter les enfants financierement mais de facon ponctuelle : elles veulent bien payer du materiel scolaires, financer les etudes de certains enfants. Mais faire financer la location d’une maison reste un budget beaucoup plus consequent, donc elles ne savent pas si on va trouver preneur.

le 2nd probleme qu’elles ont souleve est le fait qu’il va falloir que SJV parte a la recherche de partenaire financier pour la YH tous les ans.
Phuc nous a mieux explique le fonctionnement des workcamp d’SJV : SJV ne monte pas de workcamp de leur propre initiative. SJV est juste un coordinateur sur des projets deja existant et repartit les volontaires sur les differents projets.
Ces projets ne dependent pas financierement de SJ, la YH reste leur seul projet a financer.

Pour l’instant, SJV n’a pas de plan de financement de la YH apres 2012 (fin de notre partenariat avec eux).
Phuc a conscience du probleme que sa risque de poser : on ne pourra pas stopper les enfants qui seront au milieu de leur cursus scolaire en 2012, sa serait peu fairplay.
le dossier YH devrait etre finit pour mercredi 31/07, on va commencer la recherche de partenaire des cette semaine et on verra bien ce que sa donne.

Phuc a precise un peu plus les cout des differents WC : chaque STV paye 150euros a SJV pour 2 semaines de volontariat. La repartition de cet argent est differente en fonction des projets, avec un cout moyen de 1 000 000 dongs /mois par projet.
La YH est le WC qui coute le plus a SJV: 2 084 000dongs/ mois.

En conclusion, la YH est un projet un peu a part par rapport au autres projets d’SJV, c’est le projet le plus couteux et qui demande le plus de volontaires locaux.



3 ) probleme de communication au cours de l’annee 2009.

- A cause de la distance et de la barriere de la langue, SJV et un ETAI ont eut quelques mal entendu. Pour pallier a cela, un ETAI va creer un session speciale SJV dans le forum d’un ETAI ou la communication se fera seulement en anglais avec Lan, les membres d’un ETAI, et toute autre personne d’SJV interessee.
La ML sera uniquement pour l’organisation intra etaiens ( SJV est donc a retirer de la ML)

- msn meeting : tous les 1er jeudi de chaque mois a 16h heure vietnamienne

- le rapport de Lan sur la YH qu’elle ecrit une fois par an sera mit sur le forum dans la partie SJV pour faciliter l’acces aux infos et eviter de demander 36fois les memes details a Lan
- les infos annuelles a envoyer a SJV : un organigramme de l’assoc, les newsletters traduites en anglais une fois tous les 3mois, et une explication de notre organisation annuelle ( peut etre faire un mini rapport au debut de l’annee ou on explique l’organisation par pole, le nombre de reunion par semaine. + des rapports sur l’avancee de nos projets pendant l’annee)

4 ) LTV

Opinion d’ SJV sur le travail de Cedric : Cedric est quelqu’un d’amical et de creatif qui travaille efficacement.
Il y a eu quelques incomprehensions a son arrivee : lors de sa premiere seance de formation par SJV, il n`est pas pendant 1 jour sans prevenir ni SJV ni SJF selon Phuc. Ca a coute des sous a SJV puisqu’ils avaient paye 3 coordinateurs pour la formation des LTV, donc SJV va devoir faire un rapport a la commission europeenne de ceci.
logement cedric :
on a reexpliquer le pourquoi du probleme : un ETAI a engage Cedric sur un an avec comme condition qu’il aurait son logement personnel suite a l’arrangement oral que Phuc et la derniere mission avait eut. cedric s’est donc prepare psychologiquement a ca, et un ETAI veut tenir son engagement.

Il existe une solution lorsque les LTV ne veulent pas rester a la LTV house : loger chez l’habitant. SJV reverse alors au LTV l’argent qui incombe au logement ( a savoir 450 000dongs/ mois) ainsi que l’argent pour manger (1,2 millions de dongs par mois).
cette solution a ete propose a cedric, mais il a refuse.

Phuc nous a detaille la repartiton de l’argent : ils recoivent 308euros par mois repartit pour la nourriture, le logement, le transport du LTV et le salaire des coordinateurs.
Phuc est prete a donner 450 000dongs par mois (part reserve au logement) pour que cedric se trouve son propre appart.
Le probleme est que la location d’un appartement sur Hanoi coute beaucoup plus cher que ca : dans les 5 000 000 dongs par mois.
Cedric nous a explique par la suite que loger chez l’habitant impliquait d’enormes contraintes: les trois repas par jour a heure fixe avec la famille, idem pour le coucher apparement. Donc difficile d’envisager cette solution.
En conclusion : SJV est pret a reverser l’argent incombe au logement et pour manger, mais pas plus. A nous de trouver une solution avec ca.
Si Cedric gere tout seul tous les frais ( bouffe, logement, transport ... ) SJV lui verserait 3 000 000 dongs/ mois (environ 120 euros par mois).
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